Pengenalan ISO

PENGENALAN ISO 9001:2000

I.     PENDAHULUAN

ISO 9001 : 2000

Pada tanggal 23 Pebruari 2007 bertempat di ruang workshop PT.Prosys Bangun Persada (PBP) lantai 4, telah diadakan pelatihan pengenalan ISO yang dihadiri oleh karyawan baru, internal auditor dan karyawan lama guna meng-update pengetahuan mereka dalam mengikuti perkembangan ISO.

Kegiatan ini bertujuan guna memberikan pengetahuan mendalam mengenai ISO yang dimiliki kepada karyawan PT.PBP

Acara diawali sambutan oleh Riyanto.G, sebagai Quality Management Representative (QMR) dan dilanjutkan presentasi pengenalan ISO 9001 : 2000 oleh Deputy QMR - Doso Husodo.

Pada kegiatan tersebut, karyawan memperoleh informasi yang patut diketahui antara lain tujuan perolehan sertifikat ISO oleh manajemen, pentingnya pemahaman ”business process Prosys Solutions” dan kelengkapan data pendukung dalam proses audit.

II.     PENGERTIAN

ISO ialah satu nama samaran bukan akronim untuk International Organisation For Standardisation. Ia adalah sebuah badan bersekutu yang menggabungkan organisasi dari seluruh dunia yang bertanggungjawab mewujudkan standard di negara masing-masing. Di Malaysia, Institut Standard dan Penyelidikan Perindustrian Malaysia (SIRIM) adalah badan yang bertanggungjawab terhadap siri ini. ISO 9000 pula adalah satu standard bertulis yang menetapkan dan menerangkan elemen-elemen asas yang perlu ada dalam sistem kualiti bagi memastikan perkhidmatan yang diberikan oleh sesebuah organisasi dapat memenuhi kehendak pelanggan dan diiktiraf di peringkat antarabangsa.

            Berangkat dari komitmen manajemen Prosys, sejak Maret 2005, PT.Prosys Bangun Persada (PBP) telah berhasil memiliki Sertifikat ISO 9001:2000 yang dikeluarkan oleh: Lloyd Register Quality Assurance , Approved No: JKT 0500237.

Sertifikat tersebut diperoleh dalam kurun waktu satu (1) tahun dihitung dari awal persiapannya. Hal ini merupakan kerja keras tim - sekelompok rekan kerja untuk mewujudkan komitmen management yaitu meraih Sertifikasi ISO.

Sertifikat ISO mempunyai masa kadaluarsa selama tiga (3) tahun, dan telah berakhir bulan Maret 2008. Management” telah menetapkan sertifikat ISO akan diperpanjang.

Manfaat implementasi ISO 9001 : 2000 adalah:

Secara internal :

  • Operasional perusahaan distandarkan

  • Sistem kerja lebih baik dan konsisten

  • Perusahaan lebih tergantung kepada sistem daripada kepada personil tertentu

  • Meningkatkan monitoring dan kontrol

  • Meningkatkan efektivitas & efisiensi

  • Sebagai alat untuk melaksanakan peningkatan berkesinambungan

Secara eksternal :

  • Meningkatkan kepercayaan & kepuasan pelanggan dengan manajemen mutu

  • Meningkatkan image perusahaan

  • Meningkatkan kompetensi perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lainnya

Konsep ISO lebih mengutamakan kepentingan pelanggan daripada kepemimpinan disuatu Perusahaan, hal itu diwujudkan dalam urutan 8-prinsip ISO, sebagai berikut:

8 Prinsip manajemen mutu pada seri ISO 9001 : 2000

  1. Fokus pada pelanggan

  2. Kepemimpinan

  3. Keterlibatan orang

  4. Pendekatan proses

  5. Pendekatan sistem terhadap manajemen

  6. Peningkatan berkesinambungan

  7. Pendekatan faktual (lapangan) dalam membuat keputusan

  8. Hubungan pemasok yang saling menguntungkan (out sourc Dalam pelaksanaannya,

ISO 9001:2000 memiliki lima persyaratan yaitu :

   • Sistem Manajemen Mutu (klausul 4)

     Quality Management System

   • Tanggung Jawab Manajemen (klausul 5)

      Management Responsibility

   • Manajemen Sumber Daya (klausul 6)

      Resource Management

   • Realisasi Produk (klausul 7)Product realization

   • Pengukuran, Analisis dan Peningkatan (klausul 8) Measurement, analysis & improvement

Proses sertifikasi ISO 9001:2000

1. Tahap Persiapan

      • Keputusan dan komitmen manajemen

           » Memastikan ketersediaan sumber daya untuk proses sertifikasi

      • Penyusunan tim kerja

           » Mengangkat QMR (Quality Management Representative) dan wakil seluruh unit

      • Pelatihan

           » Pengenalan ISO 9000

           » Persyaratan-persyaratan ISO 9001:2000 (E)

           » Penyusunan dokumen sistem mutu

2. Tahap Dokumentasi

      • Penyusunan dokumen sistem mutu

           » Kebijakan mutu (quality policy) & sasaran mutu (quality objective)

           » Prosedur dan instruksi kerja (work instruction)

           » Rencana mutu proyek (project quality plan).

           » Pedoman mutu (quality manual)

      • Tinjauan Manajemen (Management review)

           » Mengajukan dokumen kepada manajemen untuk ditinjau dan disahkan

3 Tahap Implementasi

       • Implementasi

           » Mendistribusikan dokumen

           » Pelatihan/Briefing penggunaan prosedur

           » Melaksanakan sesuai dokumen prosedur dan mengarsipkan bukti penerapannya

     • Tinjauan manajemen

           » Mendapatkan masukan dari implementasi

           » Jika perlu memperbaiki dokumen

4. Tahap Pra Sertifikasi

     • Audit mutu internal

           » Pelatihan audit mutu internal

           » Membentuk tim audit

           » Melaksanakan audit mutu internal

     • Tindakan perbaikan dan pencegahan

           » Menganalisa penyebab ketidaksesuaian

           » Menentukan tindakan perbaikan dan pencegahan

           » Verifikasi keefektifan tindakan perbaikan dan pencegahan

     • Tinjauan manajemen

           » Mendapatkan laporan hasil audit mutu internal

           » Mengambil tindakan yang diperlukan

           » Menilai kesiapan untuk sertifikasi

           » Memilih lembaga sertifikasi sistem mutu

5. Tahap sertifikasi

     • Audit registrasi

           » Adequacy audit/documentation desk study

           » Pre audit/pre assessment

           » Compliance audit/assessment

     • Tindakan perbaikan dan pencegahan (jika diperlukan)

     • Memperoleh sertifikat

     • Surveillance audit (setiap 6 bulan)

     • Penilaian ulang (setelah 3 tahun).

III.     KUALITI

Kualiti dalam ISO 9000 boleh ditakrifkan sebagai keseluruhan ciri-ciri dan sifat-sifat produk atau perkhidmatan yang dapat memenuhi kehendak yang dinyatakan dan tersirat mengikut kehendak pelanggan. Pelangganlah yang bertanggungjawab menilai samada perkhidmatan yang dihasilkan memenuhi cirri-ciri yang mereka tetapkan. Oleh itu kualiti bermakna memenuhi kehendak pelanggan.

a.   DASAR KUALITI MPK

•           Semua kakaitangan perlu menyedia dan memberikan perkhidmatan terbaik untuk kepuasan pelanggan dan pihak yang berkepentingan.

•           Perkhidmatan yang diberikan hendaklah mematuhi undang-undang dan peraturan yang ditetapkan.

•           Memastikan semua kakitangan adalah berpendidikan,terlatih,mahir dan berpengalaman dalam bidang masing-maisng agar perkhidmatan bertambah baik secara berterusan.

•           Menjadikan Sistem Pengurusan Kualiti sebagai budaya kerja kita dengan sepenuh tanggungjawab,bijaksana mengurus sumber dan memaksimakan impak perkhidmatan berkualiti.

b.  CIRI-CIRI

Dalam Perkhidmatan Awam, antara cirri-ciri perkhidmatan berkualiti merangkumi perkhidmatan yang menepati masa, ketetapan fakta, layanan mesra, keselesaan, kecekapan, keboleh percayaan, informatif dan mudah diperolehi.Namun dalam siri yang terbaru ini penekanan lebih diberikan kepada dua perkara pokok yang digariskan iaitu menguruskan proses yang terlibat dalam pengeluaran produk atau perkhidmatan melalui apa yang dipanggil Pendekatan Proses. PENDEKATAN

Kualiti boleh dicapai melalui dua pendekatan iaitu teknik yang digunakan bagi mengenalpasti produk yang tidak memenuhi spesifikasi dan Kawalan Kualiti yang dapat mencegah daripada berlakunya masalah dan pembaziran. Perlaksanaan sistem kualiti yang berasaskan ISO 9000 adalah satu sistem kualiti yang terancang bagi memastikan matlamat ini akan tercapai.

c.   PRINSIP

Perlaksanaan ISO 9001:2000 adalah berlandaskan kepada lapan (8) prinsip yang menjadi asas kepada falsafah dan matlamat standard ini diwujudkan. Prinsip tersebut adalah :-

•           Tumpuan kepada pelanggan

•           Kepimpinan

•           Penglibatan Anggota Organisasi

•           Pendekatan Proses

•           Pengurusan Yang Mengamalkan Pendekatan Sistem

•           Penambahbaikan Secara Berterusan

•           Pendekatan Membuat Keputusan Berasaskan Fakta

•           Hubungan Pembekal Untuk Faedah Bersama

d.  PERUBAHAN-PERUBAHAN DALAM STANDARD MS ISO 9001:2000

Perubahan-perubahan utama yang terdapat dalam standard MS ISO 9001:2000 adalah seperti berikut :-

•           Sistem kualiti yang diwujudkan berasaskan versi 2000 ini bertujuan untuk mengawal dan mengukur keberkesanan prestasi organisasi berbanding dengan versi 1994, di mana keberkesanan organisasi tidak begitu ditekankan sebaliknya memberi penekanan yang lebih kepada kecekapan organisasi.

•           Standard Ms ISO 9001:2000 mempunyai struktur baru di mana 20 elemen yang terdapat dalam versi 1994 telah disusun semula dan ditambah dengan beberapa keperluan baru. Keperluan versi 2000 dibahagi kepada lima (5) bahagian dan disusun mengikut pendekatan proses;

•           Standard versi 2000 memerlukan komitmen dan penglibatan yang lebih daripada pengurusan atasan.

•           Standard versi 200 menggunakan terminologi yang lebih tepat, khususnya pertalian konsep yang dahulu iaitu dari subkontraktor kepada pembekal dan kepada pelanggan diganti dengan dari pembekal kepada organisasi yang memberi perkhidmatan dan kepada pelanggan.

•           Standard versi 2000 memberi penekanan yang lebih kepada perkara-perkara berikut :

o          Interaksi di antara organisasi dan pelanggannya dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan hati pelanggan.

o          Tindakan untuk menyampaikan kepada anggotaorganisasi mengenai pencapaian matlamat organisasi dan pemberian perkhidmatan yang memenuhi kehendak pelanggan.

o          Kompetensi yang perlu ada pada anggota-anggota organisasi untuk melaksanakan tugas-tugas yang dipertanggungjawabkan

•           Organisasi perlu mewujudkan dokumen-dokumen bagi mengawal keberkesanan sistem kualiti termasuk enam (6) prosedur pengurusan yang perlu didokumenkan.

o          Organisasi perlu mewujudkan sistem untuk mengesan dan mengukur kepuasan hati pelanggan supaya perkhidmatan yang diberikan dapat memenuhi keperluan dan kepuasan hati pelanggan secara berterusan.

o          Organisasi perlu mengusahakan penambahbaikan secara berterusan kepada sistem kualiti melalui penilaian keseluruhan prestasi sistem kualiti.

e.   MANFAAT

Perlaksanaan ISO 9000 ini memberi beberapa faedah. Antaranya :

•           mengurangkan tindakan pembetulan yang diambil selepas berlakunya sesuatu masalah.

•           membolehkan organisasi mengenalpasti tugas-tugas yang patut dijalankan serta memperincikan langkah yang perlu diambil.

•           memberi kaedah bagi mendokumenkan secara tersusun amalan-amalan pengurusan dan cara-cara bekerja.

•           membolehkan organisasi mengenalpasti dan mengatasi masalah-masalah serta mengelakkannya daripada berulang.

•           membolehkan kakitangan menjalankan tugas-tugas mereka dengan betul.

Sebagaimana kita ketahui bersama bahwa SMM ISO 9001 : 2000 adalah Standar Internasional yang telah teruji kehandalannya dalam hal pengelolaan proses-proses yang ada di dalam suatu organisasi secara sistemik.

Terkait dengan hal tersebut, nantinya akan dilakuka pula integrasi SMM ISO 9001 : 2000 dengan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT) yang salah satu bagian utamanya adalah Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) yang merupakan standar pengelolaan kegiatan dengan contains akademik sebagai bagian utamanya.

Melalui penerapan SMM ISO 9001 : 2000 yang diintegrasikan dengan SPMA diharapkan akan memberi added value yang lebih baik dalam keseluruhan proses yang ada, dimana harapan akhir yang ingin diraih lebih jauh yaitu terciptanya kepuasan seluruh stake holder dalam proses belajar mengajar di STMIK STIKOM BALI.

Dalam penyusunan SMM ISO 9001 : 2000 dengan basis SPMA ini STMIK STIKOM BALI akan bekerjasama dengan PT. Surveyor Indonesia Perwakilan Bali yang telah memiliki pengalaman yang cukup luas di bidang konsultasi SMM ISO 9001: 2000 khususnya di bidang pendidikan. Melalui kerjasama dengan PT. Surveyor Indonesia ini diharapkan akan tercipta sistem yang lebih terintegrasi antar proses-proses yang ada di STMIK STIKOM Bali, sehingga akan muncul lulusan sesuai basis kompetensi yang diharapkan.

1.      Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000

a.  Penerapan ISO 9001:2000

     Untuk memperbaiki mutu pendidikan secara berkelanjutan, maka diperlukan suatu sistem manajemen mutu yang telah diakui secara internasional. ISO 9001:2000 merupakan salah satu standar mutu di bidang manajemen yang banyak diterapkan di bidang industri dan jasa, termasuk pendidikan.

b.  Persyaratan ISO 9001:2000

     (1)        Persyaratan Umum

      Sekolah membuat, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan melakukan  peningkatan kinerja manajemen sekolah yang efektif dan efisien secara berkelanjutan.

     (2)        Persyaratan Dokumen Umum

               a Pedoman Mutu

               b.Pengendalian Dokumen

               c.Pengendalian Rekaman

     (3)        Tanggungjawab Manajemen

               a.Komitmen Pimpinan

               b.Pengutamaan Pelanggan.

               c.Kebijakan Mutu.

               d.Perencanaan

               e.Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi

               f. Tinjauan Manajemen

      (4)         Tanggungjawab Manajemen

            a.Ketersediaan Sumber Daya

            b.Sumber Daya Manusia

      (5)        Pengembangan Program Pengelolaan

            a.Perencanaan Realisasi Program

            b.Proses yang berhubungan dengan Pelanggan

            c.Desain dan Pengembangan

            d.Pembelian

            e.Produksi Program dan Penyediaan Jasa

           f.Pengendalian, Pemantauan dan Pengukuran Alat

      (6)        Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

            a.Umum

            b.Pemantauan dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan